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EDV-Projekt: Bauhof Tulln ist Vorreiter

Bild: aa_bauhofedv.gif

Als erste Gemeinde Österreichs setzt Tulln am Bauhof ein modernes EDV-System mit allen verfügbaren Modulen ein. Dies vereinfacht Prozesse und ermöglicht transparente und punktgenaue Planung, Abrechnung und Kostenzuteilung - kurz: der Bauhof arbeitet wesentlich effizienter und auf dem neuesten Stand der Technik.

Handgeschriebene Listen und geschätzte Arbeitsaufwände waren gestern: Wenn ein Trupp des Bauhofes früh morgens ausrückt, ist seit diesem Jahr ein Smartphone mit einer eigenen App sein stetiger Begleiter: Bei Arbeitsbeginn wird die Zeit für alle Mitarbeiter der Partie erfasst und die Tages-Aufgaben scheinen automatisch am Display auf - sei es Rasenmähen an der Donaulände oder diverse Arbeiten für Veranstaltungen. Die für die Durchführung der Arbeiten erforderlichen Fahrzeuge und Geräte werden durch Einscannen eines QR-Codes erfasst und deren Kosten automatisch dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Aufwand: minimal. Nutzen: riesig - denn damit ist eine effiziente und exakte Kosten- und Zeitplanung sowie -abrechnung möglich.

Mag. Johannes Sykora, Stadtrat für öffentliche Einrichtungen: "Mit diesem neuen System wird die betriebswirtschaftliche Führung des Bauhofes nachhaltig optimiert."

Planung ist das halbe Leben
Die Bereichsleiter des Bauhofes planen die Arbeit ihrer Teams vorab und teilen Aufgaben zu, die direkt auf die insgesamt 17 Diensthandys übertragen werden. Automatisch werden die dabei entstehenden Kosten aufgeschlüsselt nach Personal-, Maschinen- und Materialkosten erfasst. Intern wird z.B. die Aufstellung von Verkehrsschildern durch den Mitarbeiter X und mit dem Fahrzeug Y der Abteilung Z verrechnet. Für externe Kunden können unmittelbar nach dem Auftrag exakte Rechnungen ausgegeben werden. Die Bauhof-Mitarbeiter haben außerdem die Möglichkeit, vor Ort Notizen zu speichern oder Fotos zu machen, z.B. eine Vorher-Nachher-Dokumentation.

Maßgeschneiderte Lösung
Über ein Jahr dauerten die Vorbereitungsarbeiten für die Einführung des neuen EDV-Systems mit dem Namen "k5 Wirtschaftshof" der gemdat. Im Vorfeld wurde genau evaluiert: Was muss das System können, wie kann man es unkompliziert gestalten und welche Funktionen soll es haben? Im Endeffekt ist ein auf den Tullner Bauhof optimal zugeschnittenes EDV-Werkzeug entstanden, das in Zusammenarbeit mit der gemdat laufend ausgebaut und optimiert wird. Für den Ankauf des Programmes und dessen Inbetriebnahme investierte die Stadtgemeinde Tulln ca. € 11.000,- - ein Bruchteil dessen, was mit der erreichten Effizienzsteigerung eingespart wird.

EDV-System "k5-wh": Modernste Prozesse am städtischen Bauhof mit:
- Zeiterfassung für alle Mitarbeiter
- transparente Leistungserfassung, exakte Kostenzuteilung
- automatische Lohn- und Kostenverrechnung
- Vorab-Planung von Aufträgen für effizientere Einteilung
- optimierte Lagerwirtschaft
- Echtzeit-Informationen zu Erledigung von Aufträgen
- Tägliche Auswertungen für einzelne Projekte/Mitarbeiter
- automatische Archivierung

Foto: Bauhof-Leiter Ing. Florian Pauser (hinten) und Michael Schabus, Bereichsleiter für Verwaltung und Betrieb arbeiteten an der Umsetzung und der Optimierung des neuen Programmes.
     

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